Conseils sur la numérisation DocuShare

Pour que vous puissiez numériser des documents dans DocuShare, votre administrateur WorkCentre doit configurer un modèle de numérisation sur un WorkCentre. Demandez à l'administrateur quel modèle vous devez utiliser et si celui-ci nécessite un mot de passe.

Remarque : la procédure de numérisation d'un document peut varier en fonction du modèle de WorkCentre utilisé.

Pour numériser un document :

1. Placez le document sur la glace d'exposition ou dans le chargeur de documents.
2. Appuyez sur le bouton Fonctions.
3. Sur l'écran tactile, sélectionnez l'onglet Numériser.
4. Sélectionnez l'option de numérisation dans un fichier.
5. Sélectionnez le modèle de numérisation.
6. Si le modèle nécessite un mot de passe, procédez comme suit :
   • Sélectionnez l'option de fonctions avancées.
   • Sélectionnez l'option de paramètres d'archivage.
   • Sélectionnez Nom de connexion/Mot de passe.
   • Sélectionnez Mot de passe.
   • Tapez votre mot de passe et sélectionnez Enregistrer.
   • Sélectionnez Enregistrer.
7. Sélectionnez le bouton Démarrer.

Le WorkCentre numérise le document, puis l'envoie dans la collection de numérisation temporaire sur votre serveur DocuShare. Le document est stocké dans cette collection pendant une durée prédéfinie. Pour conserver le document, vous devez l'enregistrer dans une collection permanente.

Pour enregistrer un document numérisé dans une collection :

1. Allez à la page d'accueil DocuShare.
2. Cliquez sur Espace d’archivage WorkCentre.
3. Si le champ Code d'accès apparaît, tapez le mot de passe que vous avez entré sur le WorkCentre pour numériser le document, puis cliquez sur Entrez un code d'accès.
4. Recherchez le document numérisé.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Si vous souhaitez faire pivoter le document, sélectionnez le nombre de degrés dans le menu Pivoter l'image et cliquez sur Aller.
7. Dans le menu Type de document, sélectionnez le type de document sous lequel vous souhaitez enregistrer le document numérisé. Si l'administrateur a créé des types de documents personnalisés sur votre site, ces types sont proposés dans le menu en plus du type Document.
8. Si l'administrateur a désigné une collection par défaut dans laquelle enregistrer les documents numérisés, son titre apparaît dans le champ Destination. Procédez comme suit, au choix :
• Pour utiliser la collection par défaut, passez à l'étape 13.
• Pour changer de collection, cliquez sur Sélectionner. La page Sélection de la destination apparaît.
9. Dans le champ Trier par, sélectionnez Nom pour afficher la collection par ordre alphabétique ou sélectionnez Identificateur pour afficher les collections par ordre numérique.
10. Procédez comme suit, selon le cas :
• Pour trouver des collections spécifiques, entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher et cliquez sur Aller.
• Pour afficher toutes les collections, cliquez sur Afficher tout (si cette option est disponible).
• Pour afficher vos collections favorites, cliquez sur Afficher les favoris.
• Pour afficher votre collection personnelle, cliquez sur Afficher la collection personnelle.
11. Dans le champ Emplacements possibles, sélectionnez la collection dans laquelle vous souhaitez enregistrer le document.
12. Cliquez sur Appliquer.
13. Dans le champ Titre, entrez un titre pour le document.
14. Entrez des informations supplémentaires, le cas échéant.
15. Cliquez sur Enregistrer.

Le document est enregistré dans la collection spécifiée.